Einführung einer Workflow-Software: Wichtige Überlegungen im Voraus

Viele KMU stehen aktuell mitten in der digitalen Transformation. Prozesse werden komplexer, Kund:innen erwarten Geschwindigkeit, und Themen wie künstliche Intelligenz (KI) spielen im Business-Alltag eine immer grössere Rolle. Kein Wunder also, dass Begriffe wie Workflow Automation oder Workflow Lösungen heiss diskutiert werden.

Früher oder später stellen sich vielen Unternehmen die Frage: „Brauchen wir eigentlich eine Workflow-Software?”

Die Antwort lautet oft „Ja“, denn digitale Lösungen strukturieren Abläufe, sorgen für Transparenz und steigern die Effizienz von Unternehmen deutlich.

Ohne Plan starten solltest du aber nicht. Entscheidend sind die richtigen Vorüberlegungen. Denn nur, wenn du genau weisst, was du brauchst, bringt dir die Lösung am Ende Struktur, Effizienz und echte Skalierbarkeit.

Ziele definieren: Was willst du mit der Workflow Software erreichen?

• Soll die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessert werden?

• Sollen komplexere, abteilungsübergreifende Prozesse wie Kundenanfragen oder Angebotsabwicklungen digitalisiert werden?

• Geht es darum, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren?

• Oder steht die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation im Vordergrund?

• Geht es um die Freigabe von Dokumenten oder Rechnungen?

• Willst du Urlaubsanträge, Bestellungen oder Projektaufgaben strukturieren?

Lerne deine Prozesse kennen – und zwar in der Tiefe!

Viele Teams beginnen mit Tools, ohne ihre Abläufe wirklich zu kennen. Dann wird das Chaos lediglich digitalisiert.

Deshalb: Skizziere einmal grob, wie ein typischer Workflow bei dir aussieht. Du wirst staunen, wie viele Umwege und doppelte Arbeiten dabei plötzlich sichtbar werden.

Tipp: Nicht nur du solltest dir Gedanken darüber machen, sondern jede Abteilung für sich!

Stelle dabei folgende Fragen an deine Abteilungen:

• Welche Hauptaufgaben erfüllt eure Abteilung?

• Welche dieser Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?

• Welche Ziele verfolgt ihr mit euren Abläufen?

Hol die Mitarbeiter ab, die mitmachen sollen!

Eine neue Workflow Software zu implementieren klingt oft nach einer rein technischen Angelegenheit – doch das ist es nicht.

Der entscheidende Faktor für Erfolg oder Misserfolg ist dein Team. Selbst die beste Workflow Lösung bringt dir nichts, wenn sie am Ende niemand richtig nutzt oder Mitarbeitende nur ungern damit arbeiten.

Deshalb: Hol die Leute von Anfang an ins Boot. Sprich früh mit denjenigen, die täglich mit den Prozessen zu tun haben. Sie kennen die Stolperfallen im Alltag am besten und wissen oft schon sehr genau, was besser laufen könnte. Wenn dein Team die Chance bekommt, ihre Erfahrungen und Wünsche einzubringen, passiert etwas Wichtiges: Sie fühlen sich ernst genommen und als Teil der Lösung. Genau dieses Mitgestalten ist der Schlüssel zur Akzeptanz. Statt eine Software „übergestülpt“ zu bekommen, entsteht der Eindruck: „Das ist unser Tool – und es macht unser Leben leichter.“

So schaffst du die Basis, dass die Einführung nicht nur ein IT-Projekt bleibt, sondern zu einem echten Verbesserungsprojekt für alle wird.

Anforderungen klar priorisieren – was muss die Workflow Software können?

Nicht alles, was glänzt, ist Gold – das gilt besonders bei Workflow-Tools. Für dich als KMU ist es entscheidend, dass die Basics sitzen, bevor du dich von schicken Extras blenden lässt.

• Einfache Bedienung: Intuitive Drag‑and‑Drop-Bedienung und Low‑Code-Plattform – ideal für Nutzer ohne IT‑Background.

• Nahtlose Integration

  Vorlagen, API-Schnittstellen und flexibel konfigurierbare Bausteine sorgen dafür, dass sich eine Workflow-Software nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren lässt.

• Mobile & Plattformunabhängig

  Läuft auf allen gängigen Betriebssystemen (Windows, Mac, Linux, Android, iOS) – deine Workflows sind überall verfügbar.

• Klare Struktur & Reporting

  Workflows schaffen Klarheit, automatisieren Prozesse, minimieren Fehler und steigern Effizienz. Für Transparenz sorgen z. B. Erinnerungen, Eskalationen und Historie-Tracking.

Viele KMU setzen auf Features, die erst langfristig relevant sind. Viel sinnvoller ist es, auf solide Funktionalität zu setzen: gute Bedienbarkeit, mobile Flexibilität, Integration und klare Performanceeinblicke – das sind heute entscheidende Hebel für echte Effizienz.

Wenn du eine Lösung suchst, die das alles direkt mitbringt und noch vieles mehr bietet, könnte gooflow® genau die passende Wahl für dich sein.

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