Glossar

Fachbegriffe von A bis Z

Klar, präzise und in deutscher Sprache: Hier findest du Erklärungen zu allen Begriffen rund um Workflow-Management, Lagerhaltung und Digitalisierung.

A

Ad-hoc-Anpassungen: Ad-hoc-Anpassungen bedeuten, dass ein bestehender Workflow jederzeit spontan und flexibel angepasst werden kann, ohne dass der gesamte Ablauf neu gestartet werden muss. Beispielsweise lassen sich Zuständigkeiten, neue Schritte oder Entscheidungswege direkt in den laufenden Workflow-Prozess einfügen. So bleibt ein Unternehmen jederzeit flexibel und handlungsfähig – auch bei unerwarteten Ereignissen.
Add-Ons: Zusatzmodule für ein ERP-System, die zusätzliche Funktionalitäten oder Integrationen ermöglichen.
Agiles Arbeiten: Unter agilem Arbeiten versteht man die Fähigkeit, sich schnell an veränderte Gegebenheiten anzupassen. Agiles Arbeiten verbindet proaktive und reaktive Aspekte mit dem Ziel, einerseits auf mögliche künftige Szenarien vorbereitet zu sein und andererseits auf unvorhergesehene Entwicklungen schnell reagieren zu können. Dadurch werden die Kontrollmöglichkeiten verbessert, Risiken minimiert und somit die Erfolgschancen erhöht.
Agiles Team: Die agilen Teams sind eigenständig, klein, selbstorganisiert und fachübergreifend. Dabei arbeiten sie unabhängig von anderen Teams und übernehmen die volle Verantwortung für ein bestimmtes Projekt oder Produkt inklusive aller damit verbundenen Aufgaben. Die Stärke eines agilen Teams liegt unter anderem darin, dass die Beteiligten die jeweiligen Prozesse bis ins Detail kennen und Wissen teilen, das Externen fehlt.
API Schnittstelle: Eine standardisierte Schnittstelle, die es verschiedenen Software-Systemen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Dadurch können Anwendungen flexibel erweitert und nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden.
Arbeitsabläufe vereinfachen: Mithilfe einer Workflow-Software wie gooflow® kannst du Arbeitsabläufe vereinfachen und die Effizienz deutlich steigern. Durch automatisierte Prozesse werden Fehler auf ein Minimum reduziert, da lästige manuelle Zwischenschritte entfallen. Alle Informationen werden zentral verteilt, wodurch sichergestellt ist, dass alle immer auf dem aktuellen Stand sind.
Arbeitsprozesse optimieren: Die Optimierung von Arbeitsprozessen erfolgt durch die Analyse von Arbeitsabläufen, die Erkennung von Schwachstellen und die Umsetzung gezielter Massnahmen. Workflow-Management-Systeme wie gooflow® unterstützen diesen Prozess, indem sie Arbeitsabläufe automatisieren und Prozesse transparent machen.
Artikelnummern: Artikelnummern sind ein eindeutiges Kennzeichen, das zur Identifizierung und Verwaltung von Produkten oder Artikeln verwendet wird. Sie werden in Handel, Lagerverwaltung, Logistik und anderen Geschäftsbereichen häufig zur Bestandsverfolgung, Auftragsbearbeitung und effizienten Bestandsführung verwendet.
Aufbewahrungsfristen: Unter Aufbewahrungsfristen versteht man gesetzlich oder vertraglich vorgeschriebene Zeiträume, in denen bestimmte Daten, Dokumente oder Unterlagen aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht oder vernichtet werden dürfen.
Automatisierung von Abläufen: Automatisierung bedeutet, dass immer wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte nicht mehr von Hand erledigt werden müssen, sondern automatisch durch ein System ausgeführt werden. Im Bereich der Workflows sorgen Automatisierungen dafür, dass Arbeitsschritte automatisch nacheinander ausgeführt werden, ohne dass du ständig eingreifen musst.
Audit-Trail: Ein Audit-Trail ist die lückenlose, unveränderbare Protokollierung aller Aktionen in einem Prozess – wer hat wann was getan, freigegeben oder geändert. Er ist die Grundlage für Nachvollziehbarkeit, interne Kontrolle und Revisionssicherheit.

B

Barcode & Text-Erkennung (OCR): Die Barcode- und Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) ermöglicht die automatische Erfassung und digitale Weiterverarbeitung von Informationen aus physischen Dokumenten oder Barcodes. gooflow® liest diese Daten automatisch ein, klassifiziert sie und bindet sie in nachgelagerte Prozesse ein.
Barcode: Die Erkennung von Barcodes und Texten mittels Optical Character Recognition (OCR) zur automatischen Identifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten.
Barcodescanner: Ein digitales Werkzeug zur Erfassung von Seriennummern durch Scannen von Barcodes, um die Effizienz der Dateneingabe zu verbessern und Fehler zu reduzieren.
Bausteine: Modulare Elemente oder Funktionen, die verwendet werden können, um komplexe Arbeitsabläufe oder Prozesse zu erstellen oder zu automatisieren.
Berechtigungsmanagement: Damit wird festgelegt, welche Personen oder Gruppen im Unternehmen auf bestimmte Daten, Programme oder Aufgaben zugreifen dürfen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter sensible Informationen sehen oder bearbeiten können. Dadurch werden Datenschutz und Prozesssicherheit gewährleistet.
BPM / BPMN: Business Process Management (BPM) ist die Disziplin, Geschäftsprozesse systematisch zu erfassen, zu analysieren und zu verbessern. BPMN (Business Process Model and Notation) ist die standardisierte grafische Notation, mit der solche Prozesse modelliert werden. Beide bilden die methodische Grundlage, bevor ein Prozess in einer Workflow-Plattform umgesetzt wird.

D

Dashboard: Mithilfe eines Dashboards können der Status und der Fortschritt aller laufenden Workflows auf einer zentralen Übersichtsseite visualisiert werden. Dort werden wichtige Kennzahlen, offene Aufgaben und Engpässe angezeigt, sodass schnell auf Probleme reagiert oder der Gesamtprozess überwacht werden kann.
Drag-and-Drop Designer: Eine grafische Bedienoberfläche, die es Anwendern erlaubt, Workflows oder Formulare visuell zusammenzustellen – ohne eine Zeile Code. In gooflow® werden Elemente per Maus an die gewünschte Stelle gezogen und konfiguriert.
Dunkelverarbeitung: Dunkelverarbeitung (Straight-Through-Processing) bezeichnet Vorgänge, die vollständig automatisch und ohne manuellen Eingriff vom Anfang bis zum Ende durchlaufen. Sie eignet sich für klar geregelte Standardfälle; Ausnahmen werden gezielt zur manuellen Bearbeitung ausgesteuert.
Digitale Signatur: Eine digitale Signatur bestätigt im Rahmen eines Freigabe- oder Genehmigungsschritts elektronisch, wer einem Vorgang zugestimmt hat, und macht dies nachvollziehbar. Im Workflow-Kontext dokumentiert sie Entscheidungen revisionssicher als Teil des Ablaufs.

E

Eskalation: Eskalation bezeichnet die automatische Weiterleitung oder Höherstufung einer Aufgabe, wenn eine Frist überschritten wird oder eine Bedingung eintritt – zum Beispiel an die nächste Hierarchiestufe. So bleiben kritische Vorgänge nicht liegen, sondern erhalten rechtzeitig Aufmerksamkeit.

I

Inventur: Die Inventur ist die mengen- und wertmässige Erfassung aller Bestände zu einem Stichtag. Mit scanner-gestützter, mobiler Erfassung direkt am Lagerplatz werden Differenzen sofort sichtbar und können ohne Medienbruch ins ERP gebucht werden. Lager & Logistik

K

Kreditorenworkflow: Ein Kreditorenworkflow steuert den Weg einer Eingangsrechnung von der Erfassung über die sachliche und freigebende Prüfung bis zur Verbuchung. Klare Regeln, Zuständigkeiten und Fristen sorgen dafür, dass keine Rechnung liegen bleibt und jeder Schritt nachvollziehbar ist. Rechnungsfreigabe mit gooflow®
Kommissionierung: Kommissionierung ist das Zusammenstellen von Artikeln aus dem Lager zu einem Auftrag. Wird der Pickprozess auf einem Mobilgerät geführt und jeder Artikel mit einem professionellen Barcode- oder QR-Scanner gegen die SOLL-Liste geprüft, sinken Fehlmengen und Falschlieferungen deutlich. Lager & Logistik

L

Low-Code: Low-Code bezeichnet einen Entwicklungsansatz, bei dem Anwendungen und Workflows weitgehend visuell – per Drag-and-Drop und Konfiguration – statt durch klassisches Programmieren entstehen. Das senkt die Einstiegshürde, ersetzt aber nicht das Verständnis für den abzubildenden Prozess. gooflow® ist eine Low-Code-Plattform: Lösungen werden auf die konkreten Abläufe eines Unternehmens konfiguriert, nicht als fertige App von der Stange geliefert. Mehr zur Low-Code Plattform

M

Medienbruch: Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen zwischen Systemen oder Formaten manuell übertragen werden müssen – etwa von der E-Mail in eine Excel-Liste und von dort ins ERP. Jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehlerquellen; durchgängige Workflows vermeiden ihn.

N

No-Code: No-Code beschreibt das Erstellen von Anwendungen oder Workflows vollständig ohne Programmierung, allein über grafische Oberflächen. Die Grenze zu Low-Code ist fliessend; in der Praxis kombinieren Plattformen beide Ansätze. Auch ohne Code gilt: Anspruchsvollere Automatisierungen brauchen eine durchdachte Konzeption, damit sie im Alltag tragen.

P

Prozessautomatisierung: Prozessautomatisierung bezeichnet das Übertragen wiederkehrender Arbeitsabläufe an ein System, das Schritte regelbasiert ausführt, weiterleitet und überwacht. Ziel sind weniger manuelle Übergaben, weniger Fehler und mehr Transparenz. Wie weit sich ein Prozess automatisieren lässt, hängt von seiner Struktur ab – eine saubere Prozessaufnahme im Vorfeld ist entscheidend für ein belastbares Ergebnis.

R

Rechnungsfreigabe: Die Rechnungsfreigabe ist der Genehmigungsschritt, in dem eine Eingangsrechnung vor der Zahlung geprüft und bewilligt wird – oft mehrstufig und betragsabhängig. Digitalisiert läuft sie regelbasiert zur jeweils zuständigen Person, mit Erinnerungen und lückenloser Dokumentation statt Mail und Papier. Buchhaltung & Freigaben

S

SLA (Service Level Agreement): Ein Service Level Agreement legt messbare Leistungsziele für einen Service fest – etwa Reaktions- und Lösungszeiten für Anfragen. In einem Service-Workflow lassen sich SLA-Fristen automatisch überwachen und bei drohender Überschreitung eskalieren. Service Management

W

Workflow: Ein Workflow ist eine definierte, wiederkehrende Abfolge von Aufgaben, Entscheidungen und Informationen, mit der ein Arbeitsergebnis erreicht wird. Im Unterschied zum allgemeinen «Prozess» beschreibt ein Workflow die konkrete, ausführbare Reihenfolge der Schritte inklusive Zuständigkeiten und Regeln. In einer Workflow-Plattform wie gooflow® werden Workflows abgebildet, gesteuert und nachvollziehbar protokolliert. Low-Code Plattform