Digitale Rechnungsfreigabe, in Stunden statt Tagen.
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und freigeben, in einem Ablauf statt in zehn Postfächern.
Der Rechnungsworkflow läuft regelbasiert zur zuständigen Person, erinnert selbstständig und
protokolliert jeden Schritt. Konfiguriert auf eure Freigabegrenzen, ohne Programmierung.
Automatische Zahlungsauslösung. Nach dem finalen Approval geht die Zahlung direkt raus, ohne manuelle Übertragung ins Banking-Tool.
Lückenloser Audit-Trail. Wer hat wann was freigegeben. Revisionssicher, ISO-konform, ohne Papier.
Native ERP-Anbindung. Direkt in Proffix, myFactory, bexio und Topal. Keine Zwischen-Tools, keine Schnittstellenprojekte.
Der Kreditorenworkflow in fünf Schritten.
Liegezeiten entstehen selten bei der Freigabe selbst, sondern davor und danach. Deshalb bildet
ein digitaler Kreditorenworkflow den ganzen Weg der Eingangsrechnung ab, nicht nur den
Genehmigungsschritt.
1
Rechnung kommt an
Per Mail, als PDF oder aus dem Scanner. Die Eingangsrechnung landet in einem Posteingang statt in zehn Postfächern, Kopf- und Positionsdaten werden ausgelesen.
2
Sachliche Prüfung
Die Rechnung geht an die Person, welche die Leistung bestellt hat. Sie prüft Menge, Preis und Lieferung und ergänzt fehlende Angaben wie Kostenstelle oder Projekt.
3
Freigabe nach Regel
Wer freigeben muss, entscheidet die Regel: nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder Kombination daraus. Ab einer definierten Grenze kommt eine zweite Freigabe dazu.
4
Verbuchung
Die freigegebene Rechnung wird ins ERP gebucht, inklusive Kontierung und Beleg. Keine zweite Erfassung, keine abgetippten Beträge.
5
Zahlung
Nach dem letzten Approval geht der Zahlungsvorschlag ins Banking. Skontofristen bleiben sichtbar, statt im Stapel unterzugehen.
Die Regeln, nach denen in der Praxis gefragt wird.
Die schwierige Frage bei der Rechnungsfreigabe ist selten technisch. Sie lautet: Wer darf ab
welchem Betrag entscheiden, und was passiert, wenn diese Person nicht da ist. Genau das wird
im Workflow hinterlegt statt mündlich vereinbart.
Betragsabhängige Grenzen
Bis CHF 1000 genügt eine Freigabe, darüber kommt die zweite dazu, ab einem weiteren Betrag die Geschäftsleitung. Die Grenzen stellt ihr selbst ein, ohne Programmierung.
Vier-Augen-Prinzip
Zwei Personen bestätigen unabhängig voneinander. Wer eine Rechnung sachlich geprüft hat, kann sie nicht zusätzlich final freigeben.
Stellvertretung
Ferien und Krankheit kippen den Prozess nicht. Die Vertretung wird hinterlegt und übernimmt automatisch, mit demselben Protokoll.
Eskalation bei Stillstand
Bleibt eine Rechnung liegen, erinnert der Workflow, und nach einer festgelegten Frist geht sie eine Stufe höher. Niemand muss nachtelefonieren.
Drei Wege, mit denen gooflow® Freigaben entlastet.
Treuhänder und Buchhalter
Stelle Kunden eine Plattform zur Verfügung, auf der Rechnungen erfasst, geprüft und freigegeben werden, inklusive Kommunikation und Beleg-Anhängen.
KMU mit eigener Buchhaltung
Reduziere die durchschnittliche Freigabezeit von Tagen auf Stunden, mit klaren Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen.
Audit- und Compliance-Teams
Vollständige Dokumentation jeder Aktion. Revisionsberichte werden zum Routinejob statt zum Wochen-Projekt.
Integriert sich mit
Direkt angebunden an euer ERP und die Buchhaltung
Häufige Fragen
Rechnungsfreigabe in der Praxis
Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist der Genehmigungsschritt, in dem eine Eingangsrechnung vor der Zahlung geprüft und bewilligt wird. Digital heisst: Die Rechnung läuft regelbasiert zur jeweils zuständigen Person, Erinnerungen und Eskalationen laufen automatisch, und jeder Schritt ist protokolliert. Statt Mail, Papier und Nachfragen gibt es einen Ablauf, den alle Beteiligten jederzeit einsehen können.
Was bringt ein Rechnungsfreigabe-Tool einem KMU konkret?
Drei Dinge. Erstens Tempo: Die Freigabezeit sinkt von Tagen auf Stunden, weil niemand mehr suchen oder nachfragen muss. Zweitens Kontrolle: Freigabegrenzen und Vier-Augen-Prinzip sind als Regel hinterlegt statt als Absprache. Drittens Nachweis: Für die Revision liegt die komplette Historie vor, ohne dass jemand Ordner durchsucht.
Wie läuft der Rechnungsfreigabe-Prozess in gooflow® ab?
In fünf Schritten: Die Eingangsrechnung kommt an und wird ausgelesen, sie geht zur sachlichen Prüfung an die bestellende Person, danach zur Freigabe nach hinterlegter Regel, anschliessend ins ERP zur Verbuchung und zuletzt als Zahlungsvorschlag ins Banking. Jeder Schritt ist konfigurierbar, keiner ist programmiert.
Was unterscheidet einen Kreditorenworkflow von der reinen Rechnungsfreigabe?
Der Kreditorenworkflow umfasst den ganzen Weg der Eingangsrechnung, von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Verbuchung und Zahlung. Die Rechnungsfreigabe ist der Genehmigungsschritt darin. In der Praxis lohnt es sich, den ganzen Weg zu betrachten, weil Liegezeiten meist vor oder nach der eigentlichen Freigabe entstehen.
Können wir mehrstufige Freigabeprozesse abbilden?
Ja. Beliebige Hierarchien, parallele oder serielle Freigaben, betragsabhängige Regeln und automatische Eskalation bei Stillstand. Alles per Drag-and-Drop konfigurierbar, ohne Programmierung.
Wie bilden wir betragsabhängige Freigabegrenzen ab?
Als Regel im Workflow. Ihr legt fest, bis zu welchem Betrag eine Freigabe genügt, ab wann eine zweite dazukommt und ab wann die Geschäftsleitung entscheidet. Die Grenzen lassen sich jederzeit ändern, auch pro Kostenstelle oder Lieferant.
Unterstützt gooflow® das Vier-Augen-Prinzip?
Ja. Zwei Personen bestätigen unabhängig voneinander, und wer eine Rechnung sachlich geprüft hat, kann sie nicht zusätzlich final freigeben. Das lässt sich als verpflichtender Doppelschritt hinterlegen und ist im Protokoll nachvollziehbar.
Was passiert, wenn jemand in den Ferien ist?
Die Stellvertretung ist hinterlegt und übernimmt automatisch, mit demselben Protokoll und denselben Grenzen. Bleibt eine Rechnung trotzdem liegen, erinnert der Workflow und eskaliert nach einer festgelegten Frist eine Stufe höher.
Ist der Audit-Trail revisionssicher?
Ja. Jede Aktion wird unveränderbar protokolliert: wer wann was freigegeben hat, wer zurückgewiesen hat und mit welchem Kommentar. ISO- und revisionskonform, ohne zusätzliches Archivsystem.
Welche ERP- und Buchhaltungssysteme bindet gooflow® an?
Native Anbindung an Proffix, bexio, Topal und myFactory, dazu Kendox für die Ablage. Weitere Systeme prüfen wir jederzeit kostenlos, weil gooflow® eine Low-Code-Plattform ist und Anbindungen konfiguriert statt entwickelt werden.
Wird die Zahlung nach der Freigabe automatisch ausgelöst?
Ja. Nach dem finalen Approval geht der Zahlungsvorschlag direkt ins angeschlossene Banking-Tool, ohne manuelle Übertragung und damit ohne Tippfehler-Risiko. Skontofristen bleiben dabei sichtbar.
Brauchen wir dafür eine eigene Rechnungsgenehmigungssoftware?
Nicht als separates Produkt. gooflow® ist eine Low-Code-Plattform, auf der die Rechnungsgenehmigung als Workflow auf eure Abläufe konfiguriert wird. Der Vorteil: Dieselbe Plattform bildet später auch andere Freigaben ab, etwa Spesen, Bestellungen oder Verträge, ohne ein zweites Tool.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Ein erster Rechnungsworkflow läuft in der Regel innert weniger Wochen produktiv, weil er konfiguriert und nicht programmiert wird. Entscheidend ist weniger die Technik als die Frage, wer was ab welchem Betrag freigeben darf. Genau das klären wir zu Beginn gemeinsam.
Was kostet die digitale Rechnungsfreigabe?
gooflow® startet bei CHF 89 pro Monat. Darin enthalten ist die auf eure Prozesse konfigurierte Anwendung inklusive Updates und Swiss Hosting. Einrichtung, Schulung und individuelle Bausteine sind Professional Services mit transparentem Angebot vorab. Was euch der manuelle Prozess heute kostet, rechnet der Rechner auf dieser Seite aus.
Läuft die Rechnungsfreigabe auch mobil?
Ja. Freigaben erledigst du auf dem Smartphone oder Tablet, inklusive Beleganzeige und Kommentar. Das ist der häufigste Grund, warum Liegezeiten verschwinden: Die Freigabe passiert zwischendurch statt am Schreibtisch.
Wo liegen unsere Rechnungsdaten?
Swiss Hosted, in einem Schweizer Rechenzentrum. Für viele KMU ist der Serverstandort bei Finanzdaten ein klares Kriterium, gerade in regulierten Branchen.
